1、 查新质量评价指标
《科技查新规范》对查新工作质量提出了明确的要求。查新工作质量可以通过以下“查新质量评价指标体系”进行评价。该指标体系是根据查新程序和工作内容而建立的，对查新人员自我评价查新质量和主管部门监督检查有一定的指导和参考作用。评价指标见下图。
2、文献检索质量
查新机构在处理查新业务过程中，可以参照下列程序和要求进行文献检索。
2.1 检索年限
检索文献的年限应当以查新项目所属专业的发展情况和查新目的为依据，一般应从查新委托之日前推10年以上，对于新兴学科、高新技术项目，前推年限可酌情缩短；对于较成熟的技术产品、工艺和专利查新等，前推年限应酌情延长；对于查新合同中另有约定的，按约定执行。
2.2 检索方法的选择 为了提高查全率、查准率，缩短检索时间，提高查新效率，查新机构在选择检索方法时，应当根据查新委托人对检索的要求、查新项目所属学科特点和查新机构自身的检索条件等具体情况来确定，但应当以机检方法为主、手检方法为辅。
2.3 检索策略的制定 在进行计算机检索之前，查新员应当事先拟定周密的检索策略。
2.3.1制定检索策略的基本要求：
（1）尽可能准确表达查新委托人的信息需求，以期获得满意的检索结果。
（2）尽可能节省联机时间，降低检索费用。
2.3.2查新员在制定检索策略时，应当做好以下几项工作：
（1）分析查新委托人的信息要求，确立检索目标。
（2）选择检索系统和数据库。在选择检索系统时，应当主要考虑其功能、提供的数据库、价格、易用性等因素。
（3）对检索项目进行概念分析。查新员应当在分析检索项目的主题类型、主题结构的基础上，对具有检索意义的主题概念进行提炼和取舍。
（4）选择检索词。注意所选检索词的全面性、专指性和一致性。
（5）构造检索式。对编制检索式的要求是： ①准确反映检索提问的主题内容； ②适应所查数据库的索引体系和检索用词规则； ③符合检索系统的功能及限制条件的规定。 为了满足上述三项要求，应当了解检索系统的特性与功能；熟悉所检数据库的标引规则及词表结构；掌握必要的检索技术及调节技术；了解查新项目所属专业的知识。
（6）编制具体检索程序。 以上六个步骤不一定按顺序执行，可根据查新要求和使用系统的具体情况而灵活运用。 检索策略不是一成不变的，在具体的检索过程中要根据检索结果的满意程度作适当调整和优化。
2.4检索结果的检验和调整
在文献检索实际工作中，常常会出现检索结果不理想，还需要进行检验和调整。检验和调整有以下几种方式：
（1）增加新的相关数据库检索。
（2）从主题词途径检出的文献用分类检索途径来检验。
（3）从数据库设置的其他字段检验主题词检索结果。
（4）扩大、缩小检索范围。 对于检出的记录文献太少时，应当扩大检索范围；当检出的记录文献过多时，应当优化检索策略，缩小检索范围。
3、查新报告
查新报告是查新机构用书面形式就查新事务及其结论向查新委托人所做的正式陈述。查新机构应当在查新合同约定的时间内向查新委托人出具查新报告。
3.1基本内容
（1）查新报告编号，查新项目名称，查新委托人名称，查新委托日期，查新机构的名称、地址、邮政编码、电话、传真和电子信箱，查新员和审核员姓名，查新完成日期。
（2）查新目的、查新项目的科学技术要点、查新点与查新要求、文献检索范围及检索策略、检索结果、查新结论、查新员与审核员声明、附件清单。
（3）查新委托人要求提供的其他内容。
3.2 基本要求
（1）查新报告应当采用科学技术部规定的格式；内容符合查新合同的要求；提交的时间和方式符合查新合同双方的约定。
（2）查新报告应当采用描述性写法，使用规范化术语，文字、符号、计量单位应当符合国家现行标准和规范要求；不得使用含意不清、模棱两可的词句；
（3）查新报告中的任何分析、科学技术特点描述、每一个结论，都应以客观事实和文献为依据，完全符合实际，不包含任何个人偏见。
（4）"文献检索范围及检索策略"应当列出查新员对查新项目进行分析后所确定的手工检索的工具书、年限、主题词、分类号和计算机检索系统、数据库、文档、年限、检索词等。
（5）"检索结果"应当反映出通过对所检数据库和工具书命中的相关文献情况及对相关文献的主要论点进行对比分析的客观情况。 检索结果应当包括下列内容： ①对所检数据库和工具书命中的相关文献情况进行简单描述； ②依据检出文献的相关程度分国内、国外两种情况分别依次列出； ③对所列主要相关文献逐篇进行简要描述（一般可用原文中的摘要或者利用原文中的摘要进行抽提），对于密切相关文献，可节录部分原文并提供原文的复印件作为附录。
（6）查新结论应当客观、公正、准确、清晰地反映查新项目的真实情况，不得误导。查新结论应当包括下列内容： ①相关文献检出情况； ②检索结果与查新项目的科学技术要点的比较分析； ③对查新项目新颖性的判断结论。
（7）查新员应当根据查新项目的科学技术要点，将检索结果分为密切相关文献和一般相关文献。
（8）检索附件包括密切相关文献的题目、出处及其原文复制件；一般相关文献的题目、出处及其文摘。
（9）有效的查新报告应当具有查新员和审核员的签字，加盖查新机构的科技查新专用章，同时对查新报告的每一页进行跨页盖章。
3.3查新员、审核员声明
查新报告应当包括经查新员、审核员签字的声明。声明的内容可以参考下面的内容进行撰写。
（1）报告中陈述的事实是真实和准确的。
（2）我们按照科技查新规范进行查新、文献分析和审核，并作出上述查新结论。
（3）我们获取的报酬与本报告中的分析、意见和结论无关，也与本报告的使用无关。
4、查新质量保证体系和监督制度
本查新站按照国家教育部和科技部公布的《科技查新规范》和《科技查新机构管理办法》开展查新工作，根据本查新站具体情况还制定了《广西大学科技查新工作站管理办法》和《广西大学科技查新规范实施细则》。根据查新工作各环节的特点，制定了具体的运行机制和管理办法，包括《机构设置》、《岗位职责》、《查新人员管理办法》、《查新站培训制度》、《查新流程》、《查新委托人须知》、《反馈制度》等。以上制度明确了查新各环节中操作规范和查新人员职责以及委托人、查新员、咨询专家、查新机构应该承担的法律责任，成为查新质量的有力保障。
本查新站对查新项目实行查新员、审核员、咨询专家负责制度。查新员、审核员、咨询专家应按科技查新工作的有关规定各司其职，互相监督，承担《科技查新规范》中规定的法律责任。
查新站建立有通畅的用户反馈渠道，所有查新项目接受委托用户、科研评审部门或评审专家组监督以及自治区科技厅检查，对提出异议的查新报告按本查新站《查新人员管理办法》中有关规定处理，即对委托用户、科研评审部门或专家组提出异议的查新报告，查新站在审查后，认为查新报告不合格，可另换查新员，重新出具查新报告，若认为查新报告合格，可向评审部门或专家组解释，坚持独立性原则。若仍有争议，则按教育部《科技查新规范》中有关解决查新争议的方法（和解、调解、仲裁、诉讼）条款处理。年终，由馆级考核小组按本校教辅人员考核办法对查新站相关人员进行年度考核。
