1、基本内容
查新档案大体上分为文书档案和项目档案两大类。
（1）文书档案包括上级下发给查新机构的各种有关查新的办法、规定、规范、细则等，查新机构制定的各种有关查新的规章制度，查新机构的年检材料和查新工作总结，查新项目登记簿，查新咨询专家数据库和有关业绩材料，以及查新人员在工作中所获成果、发表的著作和论文等有关资料。
（2）项目档案包括查新合同、查新报告、查新项目的主要科学技术资料、查新咨询专家的书面咨询意见、查新人员的工作记录等。
2、 基本要求
（1）每一个查新项目的相关材料应当由该项目的查新员负责收集、整理、归档。查新完成之后，所有关于该项目材料文本档案应当及时移交档案保管人员，项目的相关材料包括委托单和查新报告以及相关附件、查新项目的主要科学技术资料、查新咨询专家的书面咨询意见、查新人员的工作记录。档案保管人员应当建立档案登记簿，项目文本档案按项目年度编号（如20084500300016）排序放入文件袋，按照要求逐一清点验收、登记，并需经双方签字。
（2）查新文本档案应当立卷保管，文书档案按年度归档，项目档案按项目立卷。
（3）查新档案放专用保密文件柜，并由专人负责管理。
（4）档案保管年限：文书档案应当长期保管，项目档案一般保管五年，逾期档案可予销毁。销毁档案须经所在单位主管领导批准，并建立销毁登记。
（5）使用计算机进行档案管理。查新员须登录“课题查询项目信息管理系统”上传查新报告电子文档，查新报告电子文档以年度编号为文件名（如20084500300016）。
（6）查新咨询档案一律不外借。有关人员要查阅的，须经查新站负责人的批准。
（7） 档案管理人员和其他有关人员必须本着高度负责的精神，严格遵守本档案保管制度，如出现档案遗失、泄密、损毁将追究当事人的责任并严肃处理。
