1、本查新站接受广西大学及广西大学图书馆的行政领导，主管副馆长负责查新站总体管理和工作协调，包括查新资源建设、查新员外出培训等。查新业务由查新站负责具体实施。
2、查新站主任作为查新站负责人，其职责是：
（1）负责查新的工作条件、业务开展、监督、调度、质量控制、查新档案等日常管理，定期向主管副馆长汇报工作进展。
（2）负责组织专、兼职查新员业务学习和交流。
（3）负责向上级管理部门提交年审总结。
（4）负责查新机构专用章的管理。查新专用章仅限于本查新站查新人员签订查新合同、所做查新报告及引证咨询检索报告的盖章，不得用于其它用途。
3、 查新人员的职责
涉及查新工作的人员主要包括查新员、审核员和查新咨询专家以及管理人员。查新人员必须遵守上级主管机关颁发的以及本查新站制定的有关科技查新的有关规定进行操作，接受本查新站负责人领导。
（1）查新员的职责
查新员负责用户接待、受理委托、文献检索、分析比较、报告撰写、报告存档等业务环节全过程，听取审核员的修改意见，必要时与审核员共同选择咨询专家并向咨询专家请教。
（2）审核员的职责
审核员负责审核查新员的查新程序是否规范，查新员确定的检索工具、数据库是否合适，选择的检索词及分类栏目是否恰当，检出的文献是否为可比文献，收集到的相关文献是否齐全，提出的文献判断是否正确，查新结论是否客观和准确，查新报告是否规范，并向查新员提出审查意见。
（3）查新咨询专家的职责
应当客观、公正地回答查新咨询问题，提供的查新咨询意见应当清晰、准确地反映查新项目及其相关情况的实际。应在与查新机构商定的时间内完成查新咨询事务。
4、查新财务由图书馆办公室财务人员负责。查询收费要明码标价，收费要有明细表，收费后开具发票，每笔收费要登记交款单位、付款人，课题名称、收费金额及查新员。所收款项悉数上交广西大学财务处。
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