1、本查新站是由国家教育部和广西壮族自治区科技厅认证的查新机构，接受广西大学及广西大学图书馆的行政领导，接受区科技厅年检及业务领导。
2、广西大学图书馆为查新站提供必要的资源和条件。包括：设置专、兼职查新岗位，支持查新人员的业务培训，提供计算机网络环境，购置与查新业务密切相关的文献资源。广西大学作为查新站的法人机构，监督查新站的工作，并为查新站提供经营发票。
3、成立了由各学科专家组成的“科技查新咨询专家组”，负责指导和监督查新工作，必要时就查新项目中的新颖性判断给出权威意见。
4、本站由主管副馆长负责总体管理和工作协调，包括查新资源建设、查新员培训等。查新业务具体实施部门为查新站。部主任主管查新站业务，负责工作条件、业务开展、监督、调度、质量控制等日常管理，定期向主管副馆长汇报工作进展，确保通过上级管理部门年审。
5、馆办公室负责查新业务财务管理。
6、对查新项目实行三级管理制，查新员、审核员、咨询专家。由馆级考核小组对查新站相关人员进行年度考核。
7、查新员负责查新全过程，听取审核员的修改意见，必要时与审核员共同向咨询专家请教。咨询专家负责就查新项目中的新颖性判断给出权威意见。
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